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【NOと言う技術】もう「断り方」で困らない! 上手い「断り方」の公式とは

ビジネスコミュニケーション講師の藤田尚弓さんが教える、ビジネス現場で本当に使える「口のきき方」。話し方ひとつでビジネスが円滑に進む、コミュニケーションの極意を伝授します。

知っておくだけで気が楽になる! 断り方の基本型

コミュニケーション講師の藤田尚弓です。

断りたいけど、断りにくい──。気を悪くさせない、上手な断り方はないだろうか、と思っていませんか? 実は、ビジネスシーンでの「断り方」には、対面でもメールでも共通して使える“公式”があります。この基本公式は様々なシーンで活用できるので、とっさの場面でも失敗が少なくなるはず。ぜひ覚えてくださいね。

丁寧な断り方の公式=〈残念な気持ち〉+〈できない理由〉+〈魔法のセンテンス〉

©GettyImages

丁寧な断り方の公式は、相手が誰でも、どんな場面でも使えるのがポイントです。

 

1〈残念な気持ち〉を表現する

断り方の基本公式の一つ目の要素は、残念な気持ちを表すことです。誘ってくれたこと、提案してくれたことに対しての配慮を伝えることで、相手に断られる心の準備ができるというメリットがあります。

「残念ですが~」というフレーズでも構いませんが、いくつかバリエーションを用意しておくとよいでしょう。

例)
・せっかくお声がけいただきましたが~
・願ってもないお話ですが~
・ぜひともご一緒したいところですが~

 

2〈できない理由〉は言葉ではなく表情で伝える

残念な気持ちを「言葉」で伝えると同時に、「表情」でも残念な気持ちを伝えるのが2つめのポイントです。残念そうだったり、悔しそうな表情を浮かべることで、断られた相手のダメージも軽くなります。

また、上司や取引先などパワーバランスがある相手の場合は、言葉よりも表情で〈できない理由〉を訴えるほうが得策です。これこそNOという言葉を使わずに、断りの意思を伝えるコミュニケーションのテクニックといえます。

 

3〈魔法のセンテンス〉とは「ほかでもない○○さん」

誘いは断るが、良好な関係は保ちたいときに使える魔法のセンテンス。それが「ほかでもない、○○さん」というフレーズです。

「ほかでもない田中さんの提案だけど」「ほかでもない部長の誘いなのに」という言い回しにすることで、相手を大切に考えているということを伝えます。無碍な断り方にはならないので、相手に与える印象もアップします。

断り方の基本公式は、ビジネスシーンのみならず、友人・知人に対して断るとき、親類・縁者に対して断るときも使えます。あたふたせず、丁寧に断るために身につけておきましょう。

ビジネスシーンで大活躍!「断り方のフォーマット」5つ

断り方の基本公式は、主に対面で断る場面で真価を発揮します。ここでは、ビジネスメールでも使える、断り方の決まり文句をご紹介します。「何て言えばいい?」と時間をかけて考えるより、フォーマット化しておけば気持ちも楽になります。

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©GettyImages

具体的な例をお見せしましょう。

●まことに不本意ではありますが~
「本当はやりたい」というニュアンスを表現しながら断るためのフレーズです。

●今回は見合わせることになりました
「やりたかったけど残念」という気持ちを表現しながら、次があるという含みをもたせられるフレーズです。

●お気持ちは重々わかるのですが~
相手が食い下がってきたときには、このフレーズを使いましょう。

●せっかくですが、お気持ちだけ頂戴いたします
相手からの提案や譲歩、ギフトなどを受け入れられないときに使いましょう。

●ご容赦ください
いい加減にしてほしい、と思ったときに使うフレーズです。

 

断る理由をうまく説明するための、言葉の変換テクニック

本心では「行きたくない」と思いつつ、言葉では「行けない」と変換して断るのが大人というもの。NGの理由を説明することは、丁寧な断り方に欠かせないポイントです。

そうはいっても、理由を説明しようとすると、嘘っぽく聞こえてしまうことも。「嘘で断ってきた」と相手に思わせると、人間関係にヒビが入りかねません。

上手な断り方には、上手な嘘が必要だと言ったら大げさですが、具体的な理由をぼかして伝えるための言い換え方をご紹介します。

例)
「祖母が倒れまして」→「家庭の事情で~」
「急に親が上京して」→「急な差しつかえができまして~」
「家が水漏れで」→「よんどろころない事情で~」

きっぱり断りたいけれど、逆恨みされるのも心配というときは、語尾をゴニョゴニョと濁しながら断ることで、申し訳ない感じが伝わります。やってみてください。

「断れない」タイプの人におすすめしたい3つのテクニック

頼まれごとをどうしても断れない、相手の機嫌を損ねたくないから断れない、というお悩みの人もいるでしょう。相手を思いやるやさしさは貴重ですが、自分で無理を引き受けてしまっていませんか?

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相手が誰であれ、NOを伝えることも仕事の一部です。断るのが苦手なあなたのために、3つのテクニックをお教えしましょう。

 

1.「デメリット」を伝えることで、できない理由を説明する

断る理由ではなく、どうしてもできない事情や状況を伝える方法です。はっきりNOと言いにくい場面でも使ってみましょう。

例)
・現状のスケジュールでお引き受けすると、逆にご迷惑をおかけしてしまうので~
・私のスキルでは力不足で……、足を引っ張る形になりそうなので~
・ご協力させていただきたいのですが、繁忙期につき……、もしお引き受けしてクオリティを下げてしまっては申し訳ありませんので~

 

2.相手の依頼にびっくりする

依頼の内容に驚くことで断る、という方法を試してみるのもいいでしょう。とくに、無理を承知で依頼してくる場合に大げさなほどにびっくりして対応すると、相手が勝手に譲歩してくれることがあります。

例)
『申し訳ないけど、明日の17時までにお願いできる?』
「……!? 明日の、17時、ですか……!」
『あ、やっぱり無理だよね? あさってなら、どう?』

 

3.困っていることを表現してみる

最終的には引き受けざるを得ないものの、相手に無理をいったという自覚を持ってもらいたいときに使いたい方法です。依頼についての可否より、困っている状況と感情を伝えます。

例)
『申し訳ないけど、明日の17時までにお願いできる?』
「うーん、どうしましょう……。どうやっても時間がとれそうになくて……。困りましたね……、分担するとみんなの負担が増えるし……、どうしようかなー、困ったな」

断るといっても、NOを伝えるだけが手段ではありません。断れないタイプの人は「驚く」「困る」といった表情や雰囲気を伝えてみましょう。先にも触れましたが、断ることも仕事の一部。上手な断り方を身につけることで、ビジネスを軽やかに進めましょう。



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